עולם העבודה הולך והופך להיות ריכוזי, והמשרדים הולכים והופכים לגדולים יותר. היום כמעט ולא תוכלו למצוא משרד קטן, והמשרדים הופכים למשרדים ענקיים עם עשרות עובדים בכל אחד. כמובן שההתנהלות במשרד שיש בו רק בוס ומזכירה הרבה יותר פשוטה, ובמשרדים עם עשרות עובדים לא תמיד קל להתנהל בצורה יעילה.
כך, יש עבודה שמתבצעת באופן כפול כי מישהו לא יודע שמישהו אחר כבר עשה אותה, או במקרה ההפוך והבעייתי יותר יש עבודה שנופלת בין הכיסאות ולא מתבצעת. בקיצור, זה לא פשוט וצריך לנהל את הסיפור הזה כמו שצריך. אז כדי לעזור לכם להתמודד הכנו לכם רשימה קצרה של דברים שיסייעו לכם לנהל עבודה במשרד גדול.
היררכיה ותפקידים ברורים
אנו ממליצים מאוד ליצור במשרד גם היררכיה ברורה, וגם תפקידים ברורים, כדי שהכל יתנהל כמו שצריך. מצב שבו אנשים לא ממש יודעים מה התפקיד שלהם, ועל מה הם אחראים, יכול לגרום הרבה מאוד בעיות.למשל, כפל עבודה, או במקרה הגרוע יותר דברים שנופלים בין הכיסאות או בכלל לא מתבצעים. בעיה נוספת נוגעת להיררכיה, כדאי מאוד שכל אחד ידע מי נותן לו הוראות ולמי הוא יכול לתת הוראות, כך תמנעו אי נעימויות ובעיות פנימיות.
ארכיון דיגיטלי
גם בעולם דיגיטלי אנו מתנהלים עם מסמכים, הם פשוט לא מודפסים אלא שמורים באופן דיגיטלי. העניין הוא שגם את המסמכים הללו חשוב מאוד לשמור, ואתם צריכים אותם נגישים בזמינות גבוהה. יש מחשבה לפעמים שקל יותר למצוא מסמכים במחשב מאשר בקלסרים, אבל כפי שהסבירו לנו המומחים של GMSCANNING שרותי ארכיון דיגיטלי, לפעמים זה דווקא הרבה יותר מסובך.
יש היום גודש עצום של מידע ומסמכים, וכל אחד שומר מסמכים בתיקיות שנראות לו מתאימות. כדי לייצר אחידות בין כל העובדים ולאפשר לכל אחד מהם לגשת למסמכים מסוימים בלי לחפש את מי שהתעסק אחרון עם המסמך הזה כדאי מאוד שיהיה לכם ארכיב דיגיטלי וניהול מסמכים. זה מפשט מאוד את כל העניין, חוסך זמן, והופך את העבודה לקלה הרבה יותר.
נתב שיחות
כדי לייעל את מערך הטלפונים, ולמנוע מצב שבו טלפון מצלצל במשרד ואף אחד לא עונה, או שלקוחות מחכים הרבה זמן לתשובה או להגיע לדמות הנכונה, כדאי מאוד שיהיה לכם נתב שיחות. נתב כזה חוסך זמן ללקוחות ולכם, ומונע מהם להתעצבן ולעזוב אתכם. חשוב גם לדעת שיש כיום נתבי שיחות מתקדמים שמתחברים לענן ומאפשרים ניתוח מתקדם של השיחות.
סיכום
אין ספק שניהול של משרד גדול עם עשרות עובדים הוא משימה לא פשוטה בכלל. הרבה מאוד אנשים זה מתכון לבלגאן, ולכן כדאי להיעזר בשירותים כמו נתב שיחות או ארכיון דיגיטלי. באופן כללי ניתן לומר שהדבר החשוב ביותר הוא לשמור על סדר, ושכל אחד ידע בדיוק מה העבודה שלו.
