אחד המרכיבים הקריטיים להצלחת כל עסק הוא ניהול המלאי. המלאי, אם תרצו הסחורה או רצף המוצרים של העסק, מוכרח להיות נתון למעקב, להיות מסודר ונגיש על מנת לייעל את העסק ולהקפיד על רווחיותו. אך יש מספר כללים אותם חשוב לזכור בנוגע לניהול מלאי, מתוקף היותו תפקיד חשוב כל כך בשרשרת הפיקוד של העסק.
מהו ניהול מלאי?
ניהול המלאי הוא בעצם תהליך המורכב מתיאום, רישום ואחסון של הסחורה של העסק במחסנים. כל ניהול מלאי מתייחס לסך השלבים שעובר המוצר או חומר הגלם הנחשב למלאי, בהתאם לסוג החברה הרלוונטית לו. אם מדובר בניהול מלאי לחברה יצרנית, הניהול מתחיל מרגע קבלת חומרי הגלם לייצור המלאי ועד הגעתו ללקוח.
חברה יבואנית תתחיל את שלב ניהול המלאי מאישור ההזמנה של חומר הגלם, דרך שינועו למחסני היבואן ועד לקליטת המלאי אצל הלקוח. ניהול מלאי נכון מתבטא בשני מישורים- ניהול מלאי פיזי וניהול מלאי ממוחשב.
ניהול מלאי פיזי
ניהול מלאי פיזי מתייחס לסידור המחסן הקולט את המלאי בצורה מסודרת. הניהול הפיזי מתחיל בהזמנת המלאי הנדרש מהספק. בהתאם למידותיו וצרכיו של המלאי, מוקצה המקום המיועד לו במחסן. משתנים נוספים שישפיעו על מיקום המלאי הוא כמובן תנאי האחסון שלו, באם מדובר במלאי שביר, או זמן המדף שלו, אם מדובר במלאי בעל תוקף קצר ימוקם כך שניתן יהיה להוציאו ראשון.
אסטרטגיית אחסון נכונה תחסוך זמן רב בסידור תכוף של המחסן ותשמור על יעילות העבודה.
ניהול מלאי ממוחשב- תיעוד הוא שם המשחק
עבור כל עסק, אין דבר יותר חשוב בניהול המלאי מאשר התיעוד של כל תנועה של המלאי, מתהליך הזמנת הרכש, דרך הגעתו למחסנים ועד השילוח וקליטת המוצר אצל הלקוח המיועד. המלאי ייקלט על ידי תעודת משלוח במחסנים, וכן מרגע שילוחו ניתן לעקוב אחר המלאי באמצעות מערכות ERP בעלות ממשק מקוון ונוח לגבי מצב ההזמנה.
כיום יש תיעוד נרחב של כל מרכיבי המלאי בצורה ממוחשבת, כמו מחירונים, ספירות מלאי, ברקודים ומאגר תעודות משלוח. תיעוד נתונים אלו מבטיח עבודה מסודרת ונטולת טעויות.
תהליך אוטומציה בניהול מלאי
ניהול המלאי נע בין דרגות מורכבות התלויות במספר משתנים. אם מדובר בעסק צעיר וצומח או בעסק קיים ומתפקד, כמות המוצרים שעולה לעיתים בהדרגה ובמהירות, מורכבות הביקוש, והציפייה מצד הלקוחות לשירות יעיל ומהיר.
עסקים רבים עלולים לקרוס תחת עומס הנתונים והניירת שנוצרים כתוצאה מעומס העבודה. לכן מערכות אוטומטיות בניהול מאגרי המידע של העסק, וביניהם ניהול המלאי, מאפשרים לבעלי העסקים לדעת בדיוק מה קורה בכל רגע נתון כאשר הנתונים זמינים להם ונמצאים תחת מעקב ותיעוד תכופים.
לסיכום
המסר לבעלי העסקים הוא- אל תישארו מאחור. חברות רבות מציעות שירותי אוטומציה וייעול העבודה באמצעות מערכות אוטומטיות, שחוסכות זמן ואנרגיה רבים ללקוחות ומבטיחים ניהול נכון, מתועד וחף מטעויות.
