החתימות הדיגיטליות- הן נוחות, יעילות, חוסכות שטח אחסון, ידידותיות לסביבה, נשמרות לאורך שנים, מסודרות ומקצועיות. למרות היתרונות הרבים שלהן החתימות הדיגיטליות דורשות כמה התאמות- הנה כל מה שאתם צריכים לדעת לפני שאתם עוברים לחתימות הדיגיטליות.
מהי חתימה דיגיטלית?
החתימה הדיגיטלית או בשמה השני החתימה האלקטרונית היא חתימה ממוחשבת שנשמרת בפורמט דיגיטלי כמו מסמך PDF או כתמונה. חתימה על מסמך pdf היא עסק פשוט שדורש רק כמה דקות עבודה באתר ייעודי. את החתימה נצרף לתחתית של מסמך אישור כלשהו כמו הצהרת בריאות או הסכם עבודה, ניתן ליצור מסמכים דיגיטליים עם מקום מובנה לחתימה בעזרת אתרים כמו powerdoc.
החתימה יכולה להיות על גבי המסמך הדיגיטלי או קובץ נוסף שמצורף למסמך הקיים.
למה החתימה מיועדת?
החתימה הדיגיטלית מתאימה למגוון רחב של שימושים בתוך עסק או חברה, כמו לדוגמא אישורי עבודה, הסכמי רכש, הסכמי רישיונות, הסכמי שירותים, תנאי שימוש, הסכמי סודיות ועוד. החתימה הדיגיטלית היא חתימה גרפית שלא דורשת שום אמצעי שמוכיח את זהותו של החותם, ולכן האמינות שלה היא יחסית נמוכה והיא מתאימה יותר לחוזים פנימיים ולהסכמים שלא יעמדו מול מבחן בית המשפט אלא רק נועדו לאשר דברים בתוך העסק.
ככל שהמסמכים שנזדקק להם יצטרכו להיות יותר אמינים ואפילו קבילים בבית משפט כך נזדקק לחתימה אמינה יותר. בגלל התנאים החשובים הללו הנה 3 דברים שצריך לקחת בחשבון לפני שמחתימים לקוח על מסמך דיגיטלי:
- חשיבות המסמך: אם מדובר במסמך פשוט כמו הזמנת עבודה או הסכם תנאי שימוש כזה או אחר, מסמך שבמהותו בא לסמן הסכמה הדדית בין שני הצדדים על עניין פנימי אז החתימה הדיגיטלית יכולה להספיק. לעומת זאת אם מדובר במסמך שצריך לשמש גם כהוכחה משפטית להסכמה בין שני צדדים, כזה שדורש וודאות לגבי זהות החותם וכזה שנועד לשמש כראייה- כדאי לבחור בחתימה דיגיטלית מאושרת ולא כזו שחותמים בקובץ פי-די-אף.
- סוגי החתימות: החוק מבדיל בין שלוש סוגי חתימות, החתימה הגרפית, החתימה הדיגיטלית המאובטחת והחתימה הדיגיטלית המאושרת. החתימה הרגילה היא כל העתק של חתימה בקובץ דיגיטלי כמו לדוגמא pdf, החתימה המאובטחת היא חתימה שדורשת מאפיין כלשהו שמבטיח את זהותו של החותם, החתימה המאושרת היא חתימה ספציפית שנחתמת אצל אחת משתי החברות המאושרות על ידי המדינה.
- נוחות החתימה: אם המסמך הוא מסמך שגרתי שאתם צריכים לאסוף מהרבה אנשים בצורה שוטפת, כדאי לכם להפחית את המאמץ ולחסוך לעצמכם עבודה בעזרת החתימה הדיגיטלית. החתימה הדיגיטלית היא נגישה, נשלחת לכל נמען ונאספת בקלות כך שהיא מצוינת למסמכים שוטפים.
לסיכום
החתימה הדיגיטלית היא כלי מדהים שנועד לשפר את החיים שלנו, קחו את שלושת הגורמים בחשבון ועברו עוד היום לחתימה הדיגיטלית.
